3定管理とは？物流倉庫の整理整頓の方法や事例をわかりやすく紹介
以前こちらのブログで5Sと言われる「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾（しつけ）」の重要性について紹介しましたが、その中でも重要視されるのが「整頓」です。
なぜ「整頓」が重要視されるかというと物流倉庫では物品の紛失は異物混入に繋がる恐れがあるためです。異物混入が発生してしまうと物流倉庫としてのサービス品質は著しく低下してしまいます。
そのため、本日は「整頓」を実施するために導入されている3定管理について詳しく解説します。
目次
3定管理とは
3定管理とは「定品」「定位」「定量」の3つの言葉の頭文字である「定」をまとめた言葉で整頓を実施するために使用される管理方法です。
「定品」・・・定められた品を置くこと
「定位」・・・定められた場所に置くこと
「定量」・・・定められた量だけを置くこと
簡単に解釈すると「何が」「どこに」「いくつ」あるのかを管理するということです。3定管理は在庫のロケーション管理にも当てはまる内容ですが、物流倉庫ではどちらかというとカッターナイフや梱包テープのような物流倉庫で使用する道具の整頓で効果を発揮します。
冒頭でも少し触れましたが、物流倉庫で物品が紛失するということは異物混入に繋がる恐れがあるため、最も警戒されるミスの内の一つです。実際に量販店への納品は一定の基準が定められており、もし仮に異物混入が発生してしまうと場合によっては一発で取引停止になるなど最悪の事態に陥るリスクが存在します。
3定管理を導入するメリット
3定管理を導入することで様々なメリットがあります。
不要な物が無くなる
先ほど「定品」は定められた品を置くことと説明しましたが、逆に考えれば不要な物を置かないということに繋がります。これは5Sの「整理」にも共通して言える事ですが、ムダな物を物流倉庫に置かないことで「整理」と「整頓」の負担を最小限に抑えることができます。
紛失にいち早く気づく
普段から定められた場所にしっかりと片づけることで、紛失にいち早く気づくことができます。例えばカッターナイフの保管方法について以下のように予めルールを定めていたとします。
「定品」・・・カッターナイフ
「定位」・・・入口横の道具保管エリア
「定量」・・・5本
午前中の入荷作業が終わり、物流倉庫の責任者がお昼休憩の前に現場をチェックします。本来カッターナイフを保管する入口横道具保管エリアにカッターナイフが4本しかなかったとしたら、その時に一本足りないことに気づくことができます。
このように紛失にいち早く気づくことができれば、すぐに紛失したカッターナイフを探すことができます。その後、少なくとも夕方の集荷までに見つけることができれば異物混入を防ぐことができます。
ここからも分かるように紛失に気付くためには必ず「定品」「定位」「定量」の3つをセットにして定める必要があります。先ほどのカッターナイフの事例でも、「定品」「定位」「定量」のうち、どれか一つでも欠けていたら紛失に気付かなかったかもしれません。
事故発生のリスクを抑える
先ほどのカッターナイフの話にも通じることですが、もし仮にカッターナイフが定位置に片づけられていなかったとしたら、物流倉庫のどこかに刃物が潜んでいるということになります。
しかも紛失したカッターナイフの刃が出た状態のままだったとしたら、作業スタッフが負傷してしまう恐れがあります。安全な職場づくりを目指すためにも3定管理は重要視されます。
物流倉庫が綺麗になる
3定管理を徹底することで5Sの「整頓」は実現されます。「整頓」が正しく実施された物流倉庫は綺麗です。普段から倉庫を綺麗に片づけておくことで、5Sの「清潔」や「清掃」がしやすくなります。
つまり「整頓」を実施することで「清潔」や「清掃」が行き届くようになり、作業スタッフ自身が働きたいと思える綺麗な環境になります。そして綺麗な環境で働くために必要な「整頓」を普段から心がけようという好循環が生まれます。
作業スタッフの意識が向上する
作業現場で3定管理が正しく行われると、作業スタッフの間に規律が生まれ、意識も向上されます。普段から3定管理を徹底し「整頓」を心がけている作業スタッフであれば、入荷や棚入れ、梱包や出荷など他の作業でも常に片づけをゴールにした逆算された作業ができます。
結果的に作業スタッフの意識向上が物流品質の向上に繋がります。
3定管理の導入事例
3定管理は対象物の大きさや機能、使用頻度によって定めるルールは異なります。ここでは代表的なものを例に挙げます。
小物道具
ペン、ハサミ、カッターナイフ、梱包テープなどの小物道具は小さいという特徴もあり、一番紛失事故が起きやすい道具です。また、作業スタッフの数だけ必要になるものでもあります。そのため、それぞれの道具には名前を記入しておき「誰」の道具なのか予め紐づけておく必要があります。
そうすることで、もし仮に道具が紛失した場合でも「誰」の道具が紛失したかを判断することができます。「誰」の道具が紛失したのか瞬時に判断することができれば、作業履歴から「どこで」使用していいたのかを追うことができ、紛失した道具を発見するのに一躍買います。
小物道具は種類ごとに保管場所を決め、保管場所ごとに名前を記載しておきます。そうすることで山田さんなら山田さんの保管場所、佐藤さんなら佐藤さんの保管場所に片づけるといったルールができます。これも工夫の一つでそうすることで先ほど話した通り、「誰」のものが紛失しているのかをひと目で判断するために役立ちます。
工具
組立作業を伴う物流倉庫の場合はドライバーやペンチ等の工具を使う場合もあると思います。一般的に工具は引き出しや工具箱に収納されることが多いですが、姿置きと言われるように予めスポンジを工具の形に切り抜いた型を用意しておくのも得策です。
こうすることで、物理的に定位置以外にものを置くことが出来なくなるので、定位置管理が促進されます。もちろん、定位置にものが無いことも一目で分かります。ちなみに型は普通のスポンジをくり抜くのは大変な作業になるので、賽の目状に手で切り取れるスポンジタイプを活用すると便利です。
ハンディーターミナル
ハンディーターミナル（業務端末）は比較的高級な機械です。紛失した場合は当然ながら買い直す必要がありますが、そのコストもバカになりません。また、共同使用する場合も多く、紛失しやすい道具でもあります。
ハンディーターミナルについても保管する場所を定めることはもちろん、予め端末毎に固有の番号が記入されたシールを添付しておくことをおすすめします。1番なら1番、2番なら2番の保管場所に保管するようにルールを決めましょう。保管と同時に充電スタンドに戻すようにすれば次回も充電が満タンになった状態で使用できます。
ゴミ箱
物流倉庫では日々多くのゴミが発生します。OPP袋や段ボールをまとめるPPバンド、宅配袋のシール部分の台紙などその種類は様々です。ゴミ箱の設置場所を決め、ラインテープでその場所を明示することでゴミ箱が常に定位置に置かれます。
こうすることでゴミ箱を探すといった無駄な時間が発生しません。また、ゴミ箱にはゴミ箱と表記することが望ましいです。というのも物流倉庫には日々多くの作業スタッフが携わっており、中には新人のスタッフや派遣スタッフもいます。
誰が見てもパッと見てゴミ箱がどこにあるのか判断することができれば理想的です。
フォークリフト
物流倉庫で使用頻度の高いフォークリフトも3定管理が必要な対象物です。忙しいあまり、使用したまま片づけないクセがついてしまうと時に導線を防いでしまうといったことも考えられます。フォークリフトは運転免許が必要である乗り物であることから、技能はもちろん資格がない人間には運転することがができません。
つまり導線を防いで邪魔になっていても免許を持っていない作業スタッフには動かすことができず、他の作業の作業効率が落ちてしまったり、作業が中断する場合も考えられます。さらにはフォークリフトの爪に足を引っかけてこけてしまう危険もあります。
フォークリフトは導線を考慮した上で駐車スペースを決定します。ゴミ箱同様ラインテープで駐車位置を囲っておくことで、普段からそのエリアには他の物を置かないようにルールを定めることができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？3定管理は物流倉庫にはもはや導入必須の管理方法ですが、何も物流倉庫に限ったことではありません。工場や事務所など何かしら道具を使用する場所では利用できる大変便利な管理方法です。物の紛失を未然に防ぐことで異物混入を防ぐことはもちろん、買い直す手間やコストを抑えることができます。
弊社トミーズコーポレーションは荷主の在庫を預かり、出荷までの作業を代わりに請け負う3PLです。日々多くの作業スタッフが物流センターで勤務しておりますが、3定管理や時間ごとの道具チェックを徹底することで道具の紛失や異物混入を防ぐ取り組みを行っています。
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