発送代行とは？業務委託する際に気を付けるポイント
「自社の発送業務が追いつかない……」「在庫を保管するスペースが足りなくなった……」と、自社物流の限界を感じてしまうことはありませんか？時代は変わり、消費者のニーズはより多様化し、迅速な対応が求められるようになっています。特に近年、オンラインショッピングの急増により、物流業界は大きな転換期を迎えており、これまでの物流体制だけでは対応しきれない場面も出てきているのが現状です。
オンラインショッピングが急成長する中で、消費者はより迅速かつ正確な配送を期待するようになっています。この変化は、小規模な事業者から大企業まで、すべてのビジネスに影響を与えています。特に中小企業にとっては、自社での発送業務が追いつかず、結果として顧客満足度の低下や売上の減少を招くことも少なくありません。また、在庫を保管するスペースの不足は、商品の品質管理や発送の遅延といった問題を引き起こすことがあります。
さらに、物流業界全体が人手不足に直面しており、効率的な物流管理が求められています。これに伴い、多くの企業が自社での物流業務を見直し、外部に委託する動きを強めています。外部委託により、専門的な知識と技術を持つ業者に業務を任せることで、効率的かつコスト効果の高い物流体制を構築することが可能になります。
そんな中で、多くの企業が新たな解決策として目を向けているのが「発送代行」の業務委託です。発送代行とは、自社の商品を顧客に送る際の一連の業務、すなわち商品のピッキング、梱包、出荷、配送までを外部の専門業者に委託するサービスです。世の中には、企業の発送業務を一手に請け負う「発送代行業者」が存在します。これにより、企業はコアビジネスに集中できるようになり、物流に関する負担を大幅に軽減することができます。
しかし、自社にピッタリ合った発送代行業者を選ぶのは簡単ではありません。発送代行業者にはそれぞれ特徴や強みがあり、どの業者も一長一短があります。例えば、ある業者はコストパフォーマンスに優れている一方で、サービスの柔軟性が低いかもしれません。また、他の業者は高度な技術とシステムを持っているが、コストが高めに設定されていることもあります。したがって、自社のニーズに最適なサービスを提供しているかどうかをじっくりと検討する必要があります。
発送代行業者を選ぶ際には、いくつかのポイントに注意する必要があります。まず、業者の実績や信頼性を確認しましょう。長年の経験があり、多くの顧客に支持されている業者は、安定したサービスを提供する可能性が高いです。また、業者が提供するシステムや技術の水準も重要です。最新の物流管理システム（WMS）を導入している業者は、効率的かつ正確な物流業務を実現できるでしょう。さらに、料金体系やサービス内容の透明性も確認することが重要です。追加料金が発生する場合や、契約内容が不明瞭な場合には注意が必要です。
そこで今回は、発送代行の基本やメリット・デメリットはもちろん、失敗しない発送代行業者の選び方を紹介します。最新の物流トレンドを踏まえつつ、あなたのビジネスに最適な物流パートナーを見つけるための手がかりを提供します。この情報を基に、最適な業者を選び、効率的な物流体制を構築することで、ビジネスの成長をさらに加速させることができるでしょう。
目次
発送代行とは
発送代行とは、自社の商品を顧客（取引先やエンドユーザー）に送るときに必要となる、発送業務を専門に請け負ってくれるサービスです。このサービスを利用することで、商品の梱包から配送までの一連の流れを、物流のプロフェッショナルに全て任せることができます。
現代のビジネス環境では、顧客満足度を高めるためには迅速かつ正確な配送が求められます。インターネットが普及し、消費者の購買行動がオンラインにシフトする中で、物流業務の効率化と正確性は企業の競争力を左右する重要な要素となっています。最新の物流技術と専門知識を持つ「発送代行業者」に委託することにより、自社の商品をスムーズに顧客に届けることが可能になります。これにより、企業は物流コストの削減はもちろん、企画やマーケティングなどのコアビジネスにより集中できるようになります。
発送代行業者に依頼できる業務
依頼できる業務は、主に以下のとおりです。
入荷、入庫、棚入れ
商品が倉庫に到着した際の受け入れから、適切な保管場所への配置までを行います。これにより、在庫管理の精度が向上し、欠品や過剰在庫のリスクを低減します。
検品、セット組
商品の状態をチェックし、必要に応じてセット商品の組み立てを行います。これにより、顧客に届く商品の品質が保証されます。
在庫管理
在庫の正確な記録と管理を通じて、商品の状況を常に最適な状態に保ちます。これにより、在庫回転率の向上とキャッシュフローの改善が期待できます。
帳票発行
出荷に必要な伝票やラベルの発行を行い、スムーズな物流プロセスを支えます。
ピッキング、流通加工、梱包
注文に基づき商品をピックアップし、必要に応じて流通加工を施した後、配送に適した形で梱包します。これにより、出荷ミスを防ぎ、顧客満足度を向上させます。
出荷
梱包された商品を顧客へ配送するため、運送会社への引き渡しを行います。
返品処理
顧客からの返品に対応し、商品の状態を確認した上で再び在庫に戻したり、必要な処理を施します。
棚卸
定期的に在庫を確認し、記録と実際の在庫が一致していることを保証します。これにより、在庫の精度が向上し、在庫管理コストを削減します。
これらの業務を通じて、企業の物流を全面的にサポートします。また、これに加えて、顧客対応やデータ管理など、要望に応じた付加価値の高いサービスを提供することも可能です。物流課題を解決し、ビジネスの成長を加速させるための強力なパートナーとして、その役割を果たしています。
「イメージが湧かない……」という方は、以下の記事で詳しく解説しているので、ご覧ください。
発送代行が求められる理由
発送代行が求められる理由は、主に「EC市場の拡大」と「人材不足」という二つの大きな理由があります。
EC市場の拡大
経済産業省が2023年8月に発表した電子商取引に関する市場調査を見てもわかる通り、インターネットの普及と共に、近年ではネット通販ビジネスが盛んになったことにより、「BtoC物流（一般消費者向けの物流）」でも利用されるようになったのです。
特に、自社では日々の発送業務が追い付かないと感じるEC事業者にとって、発送代行は欠かせない存在となっています。発送代行を利用することで、企業は商品を迅速かつ正確に顧客に届けることができ、顧客満足度を高めることができます。
人材不足
経済のグローバル化と少子高齢化に伴い、労働市場における人材不足は年々深刻化しています。発送業務では、注文件数が増えれば増えるほど人手が必要になりますが、物流分野における専門的なスキルを持つ人材の確保が難しい状況です。特に、繁忙期には一時的に大量の人手を必要とするため、人材不足は大きな課題となります。
このような状況下で、売上の拡大を目指す企業が「人材雇用で四苦八苦するより、早々に業者に委託したほうが賢明」と考えるのは、正しい判断と言えるでしょう。発送代行業者に業務を委託することで、企業は人材確保の問題を解消し、効率的な物流運営を実現できます。
発送代行の利用により、企業はコアビジネスに専念でき、物流業務に関わる負担を軽減することができます。また、発送代行業者は専門的な知識と技術を持っているため、物流業務の品質を向上させることができます。企業は、発送代行業者との協力を通じて、物流コストの削減や業務の効率化を図り、競争力を高めることができるのです。
これにより、発送代行は現代のビジネス環境において非常に重要な役割を果たしています。企業が成長し続けるためには、物流業務の効率化と品質向上が不可欠であり、そのためには発送代行の利用が有効な手段となります。
発送代行の5つのメリット
ここでは、メリットを5つ紹介します。
企画や販促などのコア業務に注力できる
企業はその貴重な時間を、本来取り組むべき「企画」や「販促」といったコア業務に集中できます。自社で発送業務を行う場合、時間と労力が多く割かれ、肝心のビジネス戦略に十分なリソースを投入できないことがあります。発送代行を利用することで、これらの物流業務を専門業者に任せられるため、従来の作業にかかっていた時間が大幅に減り、結果的に企業の成長に直結する活動に専念できます。
例えば、比較的早いスピードで売上が伸びた企業では、増え続ける注文量に対応するために日々の発送業務に追われ、「企画や販促業務に時間を費やすことができない……」と悩むことが多いです。このような状況では、発送業務に多くのリソースが割かれることで、重要な戦略的計画や市場調査、新商品の開発に十分な時間を割けなくなります。一見、嬉しい悲鳴のように聞こえますが、今後のビジネスを考えるとこの状況を改善する必要があります。
発送代行の利用によって、企業はビジネスの基盤強化や新規プロジェクトの立ち上げにリソースを割くことが可能になります。具体的には、次のようなメリットがあります。
企画・販促活動の強化
発送業務から解放されることで、マーケティングキャンペーンの企画や実施に集中でき、ターゲット市場へのアプローチを強化できます。
新製品の開発
開発チームは、発送業務に煩わされることなく、新しい製品やサービスの開発に専念できます。これにより、イノベーションが促進され、競争力が向上します。
顧客対応の改善
コア業務に集中することで、顧客サポートやアフターサービスの質を向上させることができ、顧客満足度の向上につながります。
戦略的パートナーシップの構築
発送業務から解放されることで、ビジネスパートナーとの協力関係を強化し、新たな市場機会を探索するための時間が増えます。
このように、発送代行を利用することで、企業は物流業務から解放され、本来のビジネス活動に集中できる環境を整えることができます。これにより、企業の持続的な成長と競争力の強化が期待できます。
在庫を保管しておくスペースが不要になる
企業はこれまでのように自社のスペースを在庫保管用に確保する必要がなくなります。
自社の在庫は、委託先の倉庫で保管されることになるためです。これにより、在庫を保管しておくためのスペースが不要になります。
在庫のために物流倉庫や保管スペースを間借りしていた企業であれば、その賃料が浮きます。賃料の削減は直接的なコスト削減につながり、企業の財務状況を改善します。また、空いたスペースを他の目的に利用することが可能になります。これにより、企業はオフィススペースを効率的に活用し、より付加価値の高い活動に資源を振り向けることができます。
例えば、新しくECサイトを立ち上げたばかりの事業者であれば、事務所の一角に在庫を保管していることも多いです。しかし、そのような状態では、売上の拡大に比例して事務所が在庫で圧迫されてしまうことになります。これにより、デスクワークに影響が出るのはもちろん、発送業務も効率的にこなすことができなくなります。
さらに、在庫を自社で保管する場合、在庫管理にかかる時間と労力も無視できません。具体的には、在庫の確認、商品の入出荷管理、期限切れ商品のチェックなど、これらすべてが貴重な時間を奪います。これらの作業は、スタッフの労働時間を消費し、本来の業務に集中できなくなる原因となります。
また、在庫管理が不十分であると、誤出荷や在庫切れ、過剰在庫などの問題が発生しやすくなります。これにより、顧客満足度が低下し、売上の機会損失にもつながる可能性があります。さらに、在庫の期限管理を怠ると、期限切れ商品が発生し、廃棄コストが増加するリスクもあります。
したがって、在庫を外部の発送代行業者に委託することで、これらの問題を回避し、業務の効率化とコスト削減を図ることができます。物流の専門家に委託することで、在庫管理の精度が向上し、迅速かつ正確な発送が実現されます。
プロモーションやSALEなど突発的な出荷増でも困らない
プロモーションやSALEなど突発的に出荷件数が増えてもスムーズに対応できます。
というのも、発送代行業者は他の荷主の発送業務も請け負っており、各現場のスタッフを流動的に移動させることが可能だからです。これにより、急な出荷増加にも柔軟に対応できる体制が整っています。
さらに、日頃から派遣会社を積極的に活用していることから、いざという時には派遣スタッフの力を借りて対応してくれます。これにより、一時的な人手不足を迅速に解消し、出荷業務を滞りなく行うことができます。派遣スタッフは、必要なトレーニングを受けて現場に配属されるため、一定の業務品質を保ちながら対応することが可能です。
一方、自社で物流業務を内製化している場合、スタッフの人数が固定しているため、プロモーションやSALEのような突発的に出荷件数が増える日に手が回らなくなることがあります。急な出荷増加に対応するためには、既存のスタッフに残業をさせたり、臨時のアルバイトを急遽雇ったりする必要があります。しかし、これらの対応は短期的なものであり、長期的にはスタッフの疲労やモチベーション低下、労働効率の低下を引き起こすリスクがあります。
さらに、臨時のアルバイトを雇う場合、トレーニングや業務指導に時間がかかり、即戦力として活用するのが難しい場合もあります。結果として、誤出荷や出荷遅延が発生するリスクが高まり、顧客満足度の低下につながる可能性があります。
このように、プロモーションやSALEなどの突発的な需要増に対しては、発送代行業者を利用することで、安定した出荷業務を維持し、顧客満足度を高めることができるのです。
誤出荷が減るなど物流品質が向上する
物流品質を向上させることが可能です。
発送代行業者では誤出荷が起きにくい仕組みが構築されています。具体的には、「WMS」と呼ばれる倉庫管理システムが導入されており、ピッキングから梱包、出荷に至るまでの各工程で正確かつ効率的に倉庫内作業をこなすことが可能です。WMS（Warehouse Management System）は、倉庫内の在庫管理や入出庫管理を自動化・最適化するためのシステムで、商品の位置情報、在庫量、出荷スケジュールなどをリアルタイムで把握できる機能を備えています。これにより、商品のピッキングや梱包、出荷作業が正確かつ迅速に行われ、ヒューマンエラーを大幅に減少させることができます。
一方、自社で物流業務を行う場合、そのような仕組みがなければ、「目視の判断」で作業をするほかありません。この手作業では、商品の選別や梱包の過程で誤りが発生しやすく、結果として誤出荷が起きるリスクが高まります。例えば、商品が異なる棚に置かれていたり、在庫管理が不正確だったりすると、正しい商品を正確にピッキングすることが困難になります。また、繁忙期や急な注文増加時には、スタッフが忙しさに追われてミスを犯す確率が高くなります。これにより、誤出荷が発生し、顧客満足度が低下し、リピーターの減少やクレーム対応に追われる事態を招く可能性があります。
したがって、物流業務の精度と効率を向上させるためには、WMSのような高度なシステムの導入が不可欠です。外部の発送代行業者を利用することで、このような最新技術を活用し、誤出荷のリスクを最小限に抑えることができます。
物流コストを削減できる可能性がある
物流コストを削減できる可能性が高いです。
というのも、日々の作業に対して、常にPDCAサイクルを回し、徹底的にムダを排除しています。PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Act（改善）の4段階を繰り返すことによって、業務の効率化と品質向上を図る手法です。具体的には、まず計画を立てて実行し、その結果を評価し、必要に応じて改善策を講じることで、継続的に業務の質を高めていきます。また、大量の荷物を取り扱うことから、運送会社との交渉により低い配送料でサービスを提供できる場合が多いです。
しかし、自社で物流業務を行う場合は、出荷が追い付かないとスタッフの数を増やしたり、既存のスタッフに残業させたりしなければなりません。これらの対応は一時的に問題を解決するかもしれませんが、短期的な対応に過ぎません。なぜなら、急な人員増加は人件費の大幅な増加を招き、また、残業が常態化するとスタッフの労働効率が低下し、疲労やモチベーションの低下を引き起こす可能性が高くなるからです。
さらに、新たに雇用したスタッフの教育や訓練にかかるコストも無視できません。これに加え、急な出荷増に対応するために必要なスペースや設備の確保も追加のコストとなります。結果として、長期的に見れば、人件費の増加や労働効率の低下だけでなく、教育費や設備投資の負担も重くなり、企業の総コストが増大します。
このように、短期的な対応では根本的な解決にはならず、企業の利益を圧迫する要因となります。そのため、物流業務を外部の専門業者に委託することで、これらの問題を回避し、コストの最適化を図ることが重要です。外部業者は、専門知識とスケールメリットを活かして効率的に業務を遂行し、長期的なコスト削減とサービス品質の向上を実現することができます。
発送代行の3つのデメリット
次に、デメリットを3つ紹介します。
自社に物流のノウハウが蓄積されにくい
発送代行に限ったことではありませんが、業務を委託するということは、その業務との直接な関わりが少なくなることを意味します。そのため、どうしても自社に物流のノウハウが蓄積されにくい体制になってしまいます。これは、あらゆる業務のアウトソーシングに共通する課題です。物流業務の外部委託により、日々の物流作業に関わる機会が減少し、結果として、物流業務の内製化に必要な知識や経験が社内に蓄積されにくくなります。
物流のノウハウが欠けると、将来的に自社で物流を再構築する際や、新たな物流戦略を立案する際に困難が生じる可能性があります。さらに、物流に関する内部の知識が乏しいため、発送代行業者とのコミュニケーションや交渉が難しくなることも考えられます。このため、企業は発送代行業者に依存し過ぎないよう、基本的な物流知識を維持・向上させるための研修や教育を継続することが重要です。
個人情報や機密情報が流出するリスクがある
納品書や送り状には、送付先の名前、住所、電話番号などの個人情報が含まれます。発送代行業者に業務を委託する際には、当然これらのデータを共有する必要があり、自社で管理する場合と比べると、個人情報や機密情報が流出するリスクが高まってしまいます。特に現代社会においては、情報のセキュリティは企業の信頼性を左右する重要な要素です。
個人情報の漏洩は、顧客の信頼を失うだけでなく、法的な問題に発展する可能性もあります。そのため、発送代行業者を選定する際には、セキュリティ対策がしっかりと講じられているかを確認することが重要です。具体的には、情報の暗号化やアクセス制限、従業員の教育などが行われているかをチェックする必要があります。また、定期的にセキュリティ対策の見直しや監査を行うことで、リスクを最小限に抑えることが求められます。
発送代行業者のルールに則る必要がある
発送代行業者に業務を委託する際には、その業者のルールやシステムに従わなければなりません。これは、業務の効率化と品質維持のために必要なことですが、自社のオペレーションと合わない場合には問題が生じることがあります。たとえば、出荷のタイミングや方法が業者のルールにより制限されることがあり、それが原因で顧客対応に遅れが出ることも考えられます。
特に、カスタマイズされたサービスや柔軟な対応が必要な場合には、発送代行業者の標準的なプロセスに適応するのが難しいことがあります。このため、業務委託前に、業者のルールやシステムが自社のニーズに合っているかを十分に確認することが重要です。契約前に細かな業務フローやルールの確認を行い、自社の業務にどのような影響があるかをしっかりと把握することが求められます。
以上のように、発送代行にはいくつかのデメリットがありますが、適切な業者を選び、しっかりとした管理とコミュニケーションを行うことで、これらのリスクを最小限に抑えることが可能です。企業は、発送代行のメリットとデメリットを理解し、最適な物流戦略を構築することが重要です。
発送代行業者に業務委託する費用
ここからは、発送代行業者の見積書でよく記載される項目を紹介について詳しく説明します。まれに「1出荷〇〇〇円」といったコミコミ価格で提示するところもありますが、基本的には以下の個別サービスの料金がその中に含まれています。
これらの項目を理解することで、サービスの全体的なコストを見積もり、自社のビジネスモデルや予算に最適なプランを選択する際の参考になります。また、業者選定の際には、これらの費用項目が透明に提示され、かつ自社のニーズに合った柔軟なサービス提供が可能かどうかを確認することが重要です。
入荷・検品費用
「入荷・検品費用」は、商品を委託先の発送代行業者の物流倉庫に入れる際にかかる費用のことです。基本的には商品1点ずつ費用が発生します。入荷・検品の目的は「正しい数量の商品が入ってきているか」をチェックすることです。そのため、商品の数を1点ずつ確認する必要があります。
確認作業は目視では行わず、「ハンディーターミナル」と呼ばれる業務端末で、商品についたバーコードをスキャンすることでデータ照合します。まれに「ノー検品」と言って、入庫対象の商品数に100％の信頼性がある場合に、入庫作業を省略することもあります。しかし、実際には数が足りない場合もあり、後々になって入庫側（受け入れ側）の物流倉庫で「在庫数が合わない」「出荷できない」といった事態が発生してしまうこともあります。このような背景から、一般的にはノー検品だと受け入れを拒否する発送代行業者が多いです。
保管費用
保管費用はその名の通り、商品を安全に保管するための費用です。EC発送代行では、商品をピッキングしやすいように棚を設置するため、「坪数 × 坪単価」という料金設定が多いです。この場合、保管料は「固定費」となり、家賃のように場所を借りているのと同じであるため、その範囲であれば保管費は変動しません。
保管スペースの効率を考えて上手く保管している場合は保管費用が安くつきます。しかし、使用している坪数の割に商品の保管数が少ないと、商品1点あたりの保管費が高くついてしまうでしょう。
一方で、BtoBの発送代行などパレットによるケース保管がメインの物流倉庫では、「三期制」という独特の料金形態が用いられることもあります。「三期制」は一か月を「1日～10日」「11日～20日」「21日～末日」の3つの期間に分けて、各期間ごとに保管した商品の量に基づいて保管費を計算する方法です。計算方法は「保管積数 × 保管料単価」で、入出荷頻度に連動した計算方法のため、保管費は「変動費」になります。
保管費用については、料金形態が固定費か変動費かによって異なり、それぞれにメリットとデメリットが存在します。固定費であれば予算管理がしやすい一方で、スペースを有効活用しなければコストパフォーマンスが悪化するリスクがあります。変動費であれば、実際の使用状況に応じて費用を最適化できる可能性があるものの、予測が難しくなることが挙げられます。
流通加工費用
流通加工費用は、商品を流通させる過程で、商品に付加価値を与えるために必要となる費用です。具体的には、商品の検針・X線検査、検品、加工、補修などがこれに当たります。
たとえば、アパレルの場合は、海外から日本に商品を輸入してから問題が発覚することが多く、委託先の物流倉庫でこれらの作業を任せる場合も少なくありません。流通加工費用は一般的に「商品数」もしくは「作業数」に応じて料金単価が設定されます。これは、加工や検査が必要な商品の量や、行われる作業の種類と複雑さに応じて、料金が決定されるためです。
流通加工は、商品の品質を確保し、最終的な顧客満足度を高めるために非常に重要な役割を果たします。
ピッキング費用
ピッキング費用とは、商品の注文に応じて倉庫スタッフが棚やパレットから商品を取り出すときにかかる費用のことです。ピッキング作業は物流の初期段階であり、この段階でのミスは出荷遅延や誤出荷といった問題を引き起こす可能性があるため、非常に重要です。
ピッキング費用を請求しない発送代行業者も存在しますが、その場合、次に紹介する「梱包・出荷費用」の中にピッキング作業のコストが含まれていると考えてください。
梱包・出荷費用
梱包費用は、商品を梱包する際にかかる費用です。梱包費用には、商品を保護するための梱包材料のコストや納品書や送り状の発行も含まれます。また、ECビジネスの場合は、商品のラッピングや熨斗対応などもここに含まれるでしょう。
なお、BtoCの場合、ブランドイメージを反映させるために企業によっては自社専用の宅配袋や段ボールなどを使う場合もあります。その場合は、荷主が梱包資材を用意することが多いです。
出荷費用は、梱包した商品をヤマト運輸や佐川急便といった運送会社に引き渡す際にかかる費用のことです。梱包・出荷費用は、商品を顧客に届けるための直接的なコストであり、ECビジネスにおいては特に、顧客満足度やリピート率に直結する要素です。
運送費用（配送費用）
運送費用（配送費用）はその名のとおり、運送にかかる費用のことです。実質運送会社に支払う費用であるものの、多くの場合、発送代行業者を通じて請求されます。基本的には、発送代行業者と配送会社の間で交わされた契約運賃を提供することが多いです。なお、通常よりも割安な運賃でサービスを提供できることもあります。
運送費用の削減は、発送代行サービスを利用する大きなメリットの一つです。運送コストの最適化を図ることで、企業は物流コスト全体の削減に寄与し、より競争力のある価格設定やサービスの向上につなげることが可能になります。
システム費用
システム費用とは、商品を出荷するために必要となる「システムの導入」や「運用保守にかかる料金」のことです。BtoBの場合、納品先によっては特定のシステムを用いて出荷しないといけない場合があります。その場合、発送代行業者がシステムを導入する代わりに、そのランニングコストを荷主がシステム利用料として支払うのが一般的です。
また、正確な入出荷や在庫管理を実現するために「WMS（倉庫管理システム）」が導入されています。このWMSは、入出荷の指示や連絡で荷主側が使用するシステムでもあり、結果的に荷主の業務負担も軽減されます。システムの維持管理には、システムを運用する以上、基本的なアップデートはもちろん、データを荷主に適したものに調整するなど保守作業も発生することから、システム利用料として料金が請求されることがあるのです。
もし発送代行業者の見積書に「システム費用」の項目がなかったとしても、実質的に他の項目に含まれていることが多いです。
これらの項目を理解することで、発送代行サービスの全体的なコストを把握し、最適な業者を選ぶための基準を持つことができます。企業はこれらの費用項目が透明に提示されているかどうかを確認し、自社のニーズに合ったサービスを提供している業者を選定することが重要です。
発送代行業者に業務委託するタイミングは？
では一体、どんなタイミングで業務委託を検討すればよいでしょうか。
ここでは、業務委託を検討するタイミングとして、以下の3つを解説します。
日々の発送業務が追い付かない
日々の発送業務が追い付かなくなったら、すぐに業務委託を検討しましょう。発送が遅れると、顧客からクレームが来るかもしれません。特にECの場合、ショップや商品のレビュー（顧客からの評価）が悪くなってしまうと、今後の売上に悪影響を及ぼしてしまいます。また、発送の遅れはブランドイメージの低下にもつながります。
BtoBの場合は、これまで取引先との間で築いてきた信頼が失われてしまう恐れがあります。納期を守れないことが原因で、重要な取引先を失うリスクもあります。こうした問題を回避するためにも、発送代行を活用して安定した発送体制を構築することが重要です。
在庫管理に課題を感じる
在庫管理に課題を感じたときも、業務委託を検討するタイミングです。在庫管理が正しくできていないと、発送業務に支障をきたします。例えば、「商品が見つからない」「在庫が足らない」といった状況では、発送が遅れてしまいます。納期に間に合わなければ、顧客を満足させることはできません。
在庫の不一致や管理ミスは、在庫回転率の低下やデッドストックの増加を招く可能性もあります。これにより、資金繰りが悪化することもあります。発送代行業者に委託することで、在庫管理の精度が向上し、効率的な在庫運用が可能になります。
発送コストが利益を圧迫している
発送コストが利益を圧迫しているなら、業務委託することで解消できる可能性があります。発送代行業者は物流のプロであり、効率的に発送業務をこなすことができます。自社での発送コストを正確に把握し、無駄なコストがかかっていないかを確認することが重要です。もし、自社でのコスト管理が難しい場合、倉庫代、人件費、梱包資材費、運送費などから、発送1件あたりの費用を算出してみましょう。
発送代行業者は大量の荷物を取り扱うため、運送会社と有利な契約を結ぶことができ、コスト削減効果を享受することができます。業務委託したほうが、結果的に安くつくこともあります。
発送代行業者に業務委託する際の3つの注意点
自社に適した発送代行業者を選ぶのは簡単ではありません。
ここでは、業務委託する際に最低限注意すべき点を紹介します。
ホームページの情報だけで選ばない
まず、選定する際にはホームページの情報だけで選んではいけません。ホームページからはその業者の表面的な部分しか見えないため、実際のサービス内容や業務の質を総合的に把握することは難しいからです。
たとえば、ホームページ上では一見料金が魅力的に見えたり、サポートも充実しているように見えることがあります。しかし、実際に委託すると追加料金が発生したり、期待していたサポートが得られなかったりすることがあります。このようなギャップから「イメージと違った……」と後悔することもあるのです。実際のサービス品質や対応力を確認するために、実地見学や他の顧客のレビュー、口コミなども参考にしましょう。
価格が安いという理由だけで選ばない
価格だけで選んではいけません。「安かろう悪かろう」ということわざがあるように、安いのにはそれなりの理由があるためです。例えば、「システム連携が思うようにいかない」「誤出荷が多い」「出荷キャパシティが低く、ピーク時に対応できない」など、さまざまな問題が発生するかもしれません。
価格が安い業者はコスト削減のためにサービスの質を犠牲にしている場合もあります。せっかく委託したにも関わらず、後悔する結果にならないよう、価格とサービス内容のバランスをよく見極めることが重要です。特に、自社のニーズに合った柔軟な対応ができるかどうかを確認することが大切です。
見積書を信じすぎない
発送代行業者から提示された見積書は、あくまでもその時点での荷主の状況から算出した作業単価です。ビジネスの成長や季節による販売量の変動など、出荷件数の増減によって単価が変わる可能性もありますので、事前に契約内容を入念に確認する必要があります。
「初めは費用が安いと思って契約したのに、あとから値上げを要求された……」という話は、物流業界ではよく聞く話です。見積書の内容だけで判断せず、将来的なコスト変動や追加料金の可能性を考慮に入れた上で契約を結ぶことが重要です。また、定期的に契約内容の見直しを行い、必要に応じて再交渉することも効果的です。
発送代行業者を選ぶ際には、これらの注意点を踏まえ、自社に最適なパートナーを見つけることが重要です。しっかりとした準備と調査を行うことで、発送代行を最大限に活用し、ビジネスの成長を支える強力な物流体制を構築することができます。
失敗しない発送代行業者の選び方
それでは、失敗しないために5つのポイントを紹介します。
実績から選ぶ
まず、発送代行業者の実績を確認しましょう。
発送代行業者と一口に言っても、業者によって得意分野が異なるためです。
たとえば、「取扱商材」によって発送代行業者に求めるものは異なります。
また、発送代行業者によって得意とする「保管方法」が異なります。
基本的にBtoBだとケース保管になり、BtoCだと棚保管になるので、そもそもの仕組みが異なるのです。
さらにECの場合、各種ECシステムとの連携が必要になります。
発送代行業者によって導入しているWMS（倉庫管理システム）が異なるため、自社が求めるECシステムと連携できるか確認しましょう。
倉庫を見学する
契約前に実際の現場（物流倉庫）が見学可能な発送代行業者もあります。
業者選びで失敗しないためには、倉庫見学は必須です。
というのも、ホームページが綺麗な会社でも、「実際の現場は散らかっている」ということは珍しくありません。
整理整頓されていない現場では、誤出荷や異物混入などのミスが常態化してしまいます。
業務委託するということは、自社の大切な商品（資産）を第三者に預けるということです。
正しい品質管理ができる現場か、実際に足を運んで「目」で確認するようにしましょう。
ほかにも、スタッフ同士の私語が多いような現場は危険です。
いくらシステムを導入してようが、物流現場は「人」の力で成り立っています。
そのため、教育の文化が確立していない現場では、高い物流品質を期待できません。
発送の指示方法やルールを確認する
急ぐあまり、焦って契約してしまう方もいますが、あとでトラブルに発展する恐れがあるので、先に詳細を確認するようにしましょう。特に、「入出荷指示の方法」や「当日出荷の締切時間」など、実際のオペレーション部分の認識が異なると、業務レベルで問題が出てきます。
最悪の場合、数日で発送代行業者を乗り換えなければいけなくなることもあります。そうなれば、在庫を他の倉庫に移す費用など、本来かからなかった無駄な費用が発生してしまいます。業務を円滑に進めるためには、事前に詳細なルールや指示方法を確認し、双方の理解を一致させることが重要です。
保管や出荷キャパシティーを確認する
物流のプロに委託するということで、自社以上のパフォーマンスを期待するのは当然です。しかし、商品の保管数や出荷キャパシティーが予想以上に低かったらどうでしょうか。「こんなはずじゃなかったのに……」と後悔することになります。委託時点の在庫数や出荷件数だけを頼りに業者を選ぶのではなく、最低でも1年後の数字を予測して、それに耐えうる業者を選定するようにしましょう。
将来的なビジネスの成長を見越したキャパシティーの確認が必要です。例えば、セールやプロモーション時の急激な出荷増加にも対応できるかどうかを確認しておくことが重要です。
実際の請求シミュレーションを提案してもらう
見積書に記載された作業単価だけで請求金額を算出してはいけません。発送代行業者の中には、こちらが作業料金に含まれていると認識しているものでも、「オプション扱い」としている場合があります。そのため、あとになって見積書からは全然想像つかない金額を請求されることもあります。
一番良いのは、見積りと同時に、実際の請求金額をシミュレーションしてもらうことです。そのシミュレーションを前提に話し合いを進めることで、双方の認識を限りなく近づけることができます。例えば、定期的な在庫棚卸しや特定の梱包材の使用など、細かな点についても確認し、予想される費用を具体的に把握しておくことが大切です。
発送代行業者を選ぶ際には、これらのポイントをしっかりと押さえ、自社のニーズに最適なパートナーを見つけることが重要です。しっかりとした準備と調査を行うことで、発送代行を最大限に活用し、ビジネスの成長を支える強力な物流体制を構築することができます。
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弊社の特徴は、以下のとおりです。
物流28年の実績
弊社トミーズコーポレーションは、物流28年の実績がある発送代行業者です。これまでに培った豊富な経験とノウハウを活かし、アパレル業界を中心に、生活雑貨や家具など常温管理できる幅広い商品を対象に、企業の発送業務をサポートしています。安心してお任せいただける体制を整えています。
EC特化のクラウドWMS「BEELOGI（ビーロジ）」を導入
弊社では、ECに特化したクラウドWMS「BEELOGI（ビーロジ）」を導入しております。このシステムにより、Amazonや楽天市場といった「ECモール」はもちろん、futureshopやShopifyなどの「ECカート」ともスムーズに連携が可能です。さらに、社内にSE（システムエンジニア）が在籍しているため、貴社の基幹システムとの連携にも柔軟に対応いたします。これにより、効率的な在庫管理と出荷業務を実現します。
BtoBとBtoCの両方に対応！在庫の一元管理も可能
弊社は、BtoB（卸）とBtoC（小売）の両方の発送代行に対応しています。また、BtoBとBtoCの在庫を一元管理することで、機会損失を防ぎ、物流コストの削減が可能です。在庫の一元管理により、在庫状況を把握し、最適な出荷計画を立てることができます。
流通加工や撮影など付帯業務にも対応
弊社では、流通加工として検針・X線検査、検品、加工、補修に対応しています。さらに、物流倉庫の近くに大型の撮影スタジオを併設しており、商品の物撮りやモデル撮影にも対応可能です。これにより、商品の品質チェックから販促素材の作成まで、ワンストップで対応することができます。
南大阪の立地を活かしたハイスピード物流
南大阪に複数の物流拠点を設けており、関西国際空港から20分、南港から30分の好立地を活かしたハイスピード物流を実現しています。物流拠点の立地は、翌日配送可能なエリアを広げるために非常に重要です。大阪の立地を活かすことで、東京に比べて翌日配送可能なエリアが多く、迅速な配送サービスを提供できます。
専門的なサポートも充実
弊社トミーズコーポレーションでは、物流拠点を集約すべきか、分散するべきかといったお悩みを抱える企業様に対しても、専門的なサポートを提供しています。最適な物流戦略を一緒に考え、貴社のビジネス成長を支援いたします。
発送代行業者を選ぶ際には、実績やシステムの導入状況、立地条件などを総合的に考慮することが重要です。弊社はこれらすべてにおいて高い水準を持ち、貴社の物流業務を強力にサポートいたします。ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。
まとめ
この記事では、発送代行の基礎知識やメリット・デメリットについて解説しました。また、選ぶときの重要なポイントや注意点も詳しく説明しましたので、参考になったのではないでしょうか。
発送代行とは、自社の商品を顧客に送るときに必要となる「発送業務を請け負ってくれるサービス」のことです。これにより、企業は商品の梱包から配送までの一連の流れを物流のプロフェッショナルに全て任せることができます。
発送代行を利用することで、以下のようなメリットが得られます。まず、発送業務の負担が軽減されることで、企業は企画や販促などのコア業務に集中できるようになります。また、最新の物流技術と専門知識を持つ業者に委託することで、誤出荷が減り、物流品質が向上します。さらに、プロフェッショナルな物流業者による効率的な運営により、物流コストの削減が可能です。
一方で、発送代行にはいくつかのデメリットもあります。業務を外部に委託することで、物流に関する知識や経験が社内に蓄積されにくくなる点や、発送代行業者にデータを共有する必要があるため、情報のセキュリティリスクが高まる点が挙げられます。また、業者ごとの運用ルールやシステムに従う必要があり、柔軟な対応が難しくなることもあります。
発送代行業者を選ぶ際には、以下のポイントを確認することが重要です。業者の実績や取扱商材の適性を確認し、契約前に倉庫見学を行い、現場の整理整頓状況やスタッフの働きぶりを確認しましょう。入出荷指示の方法や締切時間など、オペレーションの詳細も確認が必要です。さらに、将来的な成長を見据え、保管や出荷キャパシティが十分かを確認し、実際の請求金額をシミュレーションしてもらい、予算管理に役立てましょう。
発送代行業者を選ぶ際には、メリットが多い大阪のトミーズコーポレーションをおすすめします。弊社は28年の実績があり、EC特化のクラウドWMS「BEELOGI（ビーロジ）」を導入し、さまざまなECシステムと連携可能です。BtoBとBtoCの両方に対応し、在庫の一元管理も可能です。流通加工や撮影などの付帯業務にも対応しており、南大阪の好立地を活かしたハイスピード物流を実現しています。
以上、発送代行についての詳細をお伝えしました。最後まで読んでいただき、ありがとうございました。発送代行を検討する際の参考になれば幸いです。どんな疑問や不明点があれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。
