発送代行とは？業務委託する際に気を付けるポイント
「自社の発送業務が追いつかない……」「在庫を保管するスペースが足りなくなった……」と、自社物流に限界を感じていませんか？
その際に検討するのが、「発送代行」の業務委託です。
世の中には、企業の発送業務を請け負う「発送代行業者」が存在します。
しかし、自社に適した発送代行業者を選ぶのは簡単ではありません。
そこで今回は、発送代行の基本やメリット・デメリットはもちろん、失敗しない発送代行業者の選び方を紹介します。
目次
発送代行とは
発送代行とは、自社の商品を顧客（取引先やエンドユーザー）に送るときに必要となる、発送業務を請け負ってくれるサービスのことです。
物流の専門知識を持つ「発送代行業者」に委託することにより、自社の商品をスムーズに顧客に届けられます。
発送代行業者に依頼できる業務
発送代行業者に依頼できる業務は、主に以下のとおりです。
「イメージが湧かない……」という方は、以下の記事で詳しく解説しているので、ご覧ください。
発送代行が求められる理由
発送代行が求められる理由は、主に「EC市場の拡大」と「人材不足」の2つです。
発送代行は以前から、取引先に商品を納品することを目的にした「BtoB物流」では、よく利用されていました。
しかし、近年ではネット通販ビジネスが盛んになったことにより、「BtoC物流（一般消費者向けの物流）」でも発送代行が利用されるようになったのです。
なかでも、「自社では日々の発送業務が追い付かない……」というEC事業者にとっては、発送代行業者は欠かせない存在になっています。
また、年々深刻化している「人材不足」も一つの要因です。
というのも、発送業務では、件数が増えれば増えるほど人手が必要になります。
しかし、人材不足の状況下では、企業の採用活動もうまくいきません。
売上の拡大を目指す企業が、「人材雇用で四苦八苦するより、早々に発送代行業者に委託したほうが賢明」と考えるのは、正しい判断と言えるでしょう。
発送代行の5つのメリット
ここでは、発送代行を利用するメリットを5つ紹介します。
企画や販促などのコア業務に注力できる
発送代行を利用すれば、時間を本来企業が取り組むべき「企画」や「販促」などに使えます。
自社で発送業務にあたる必要がなく、時間が浮くためです。
よくあるのが、比較的早いスピードで売上が伸びた企業のケース。
そのような企業は、日々の発送業務に手を焼かれ、「企画や販促業務に時間を費やすことができない……」と悩むことが多いのです。
一見、嬉しい悲鳴のようにも聞こえますが、今後のビジネスを考えると改善する必要があります。
在庫を保管しておくスペースが不要になる
発送代行を利用すれば、これまで在庫を保管していた自社のスペースが不要になります。
自社の在庫は、委託先の倉庫で保管されることになるためです。
在庫のために物流倉庫や保管スペースを間借りしていた企業であれば、その賃料が浮きます。
たとえば、ECサイトを立ち上げたばかりの事業者であれば、事務所の一角に在庫を保管していることも多いです。
ただ、そのような状態では、売上の拡大に比例して、事務所が在庫で圧迫されてしまうことになるでしょう。
デスクワークに影響がでるのはもちろん、発送業務も効率的にこなすことはできません。
SALEなど突発的な出荷増でも困らない
発送代行を利用すれば、SALEなど突発的に出荷件数が増えても困りません。
というのも、発送代行業者では他の荷主の発送業務も請け負っており、各現場のスタッフを流動的に移動させることが可能です。
また、日頃から派遣会社を積極的に活用していることから、いざという時には派遣スタッフの力を借りて対応してくれます。
一方、自社の場合だと、スタッフの人数が固定しているため、SALEのような出荷件数が多い日に手が回らなくなってしまうでしょう。
誤出荷が減るなど物流品質が向上する
発送代行を利用すれば、物流品質を向上させることが可能です。
発送代行業者では誤出荷が起きにくい仕組みが構築されています。
具体的には、「WMS」と呼ばれる倉庫管理システムが導入されており、正確かつ効率的に倉庫内作業をこなすことが可能です。
一方、自社の場合、そのような仕組みがなければ、「目視の判断」で作業をするほかありません。
ヒューマンエラーが発生すれば、誤出荷が発生する要因になるでしょう。
物流コストを削減できる可能性がある
発送代行を利用すれば、物流コストを削減できる可能性が高いです。
というのも、発送代行業者は日々の作業に対して、常にPDCAサイクルを回し、徹底的にムダを排除しています。
しかし、自社の場合は、出荷が追い付かないとスタッフの数を増やしたり、残業させたりしなければなりません。
それらは結果的にコストとなり、企業の利益を圧迫する要因となります。
発送代行の3つのデメリット
次に、発送代行のデメリットを3つ紹介します。
自社に物流のノウハウが蓄積されにくい
これは発送代行に限ったことではありませんが、業務委託するということは、その業務との直接な関わりが無くなることを意味します。
そのため、どうしても自社に物流のノウハウが蓄積されにくい体制になってしまうのです。
個人情報や機密情報が流出するリスクがある
納品書や送り状には、送付先の名前、住所、電話番号などの個人情報が含まれます。
発送代行業者に業務委託する際には、当然それらのデータを共有する必要があり、自社で管理する場合と比べると、個人情報や機密情報が流出するリスクが高まってしまうのです。
発送代行業者のルールに則る必要がある
発送代行業者は複数の荷主の荷物を取り扱っており、効率的に作業するために、ある程度業務を標準化しています。
そのため、「入出荷指示の仕方」や「当日出荷の締切時間」などにルールがあり、合わせる必要があります。
自社だと融通が利くが故に対応できていたことも、難しくなる可能性があるのです。
発送代行業者に業務委託する費用
ここからは、発送代行業者の見積書でよく記載される項目を紹介します。
まれに、「1出荷〇〇〇円」という風にコミコミ価格で提示する発送代行業者もありますが、要はこれらの料金がその中に割り込まれていると考えてください。
入荷・検品費用
「入荷・検品費用」は、商品を委託先の発送代行業者の物流倉庫に入れる際にかかる費用のことです。
基本的には商品1点ずつ必要になります。
というのも、この入荷・検品の目的は「正しい数量の商品が入ってきているか」をチェックすること。
そのため、商品の数を1点ずつ確認する必要があるのです。
なお、確認作業は目視では行いません。
「ハンディーターミナル」と呼ばれる業務端末で、商品についたバーコードをスキャンすることでデータ照合します。
稀に「ノー検品」と言って、入庫対象の商品数に100％の信頼性がある場合に、入庫作業を省略することもあります。
しかし、実際には数が足りない場合もあり、後々になって入庫側（受け入れ側）の物流倉庫で「在庫数が合わない」「出荷できない」といった事態が発生してしまうこともあるのです。
その場合、「委託先の発送代行業者が商品を紛失したのか」それとも「元々無かったのか」といった判断がつかなくなるため、責任の所在が曖昧になります。
このような背景から、一般的にはノー検品だと受け入れを拒否する発送代行業者が多いです。
保管費用
その名の通り、商品を保管するための費用のこと。
EC発送代行は商品をピッキングしやすいように棚を設置するため、「坪数 × 坪単価」という料金設定が多いです。
この場合、保管料は「固定費」となり、家賃のように場所を借りているのと同じであるため、その範囲であれば保管費は変動しません。
保管効率を考えて、上手く保管している場合は保管費用が安くつきます。
ただし、使用している坪数の割に商品の保管数が少ないと、商品1点あたりの保管費が高くついてしまうでしょう。
一方で、BtoBの発送代行などのパレットによるケース保管がメインの物流倉庫では、「三期制」が用いられることもあります。
「三期制」は一か月を「１日～10日」「11日～20日」「21日～末日」の3期間に分けて保管料を計算する料金形態。
計算方法は「保管積数 × 保管料単価」で、入出荷頻度に連動した計算方法のため、保管費は「変動費」になります。
一見、ムダが少ないように見えますが、入出荷数が多いと実際の使用坪数よりも大きく計算されるために、料金が高くなる場合もあるので注意が必要です。
流通加工費用
流通加工費用は、商品を流通させる過程で、商品に付加価値を与えるときに必要となる費用のことです。
具体的には、商品の検針・X線検査、検品、加工、補修などがこれに当たります。
たとえば、アパレルの場合は、日本に商品を輸入してから問題が発覚することが多く、委託先の発送代行業者の物流倉庫でこれらの作業を任せる場合も少なくありません。
なお、流通加工費用は「商品数」もしくは「作業数」に応じて、料金単価が設定されています。
ピッキング費用
ピッキング費用とは、倉庫スタッフが棚やパレットから商品を取り出すときにかかる費用のことです。
ピッキング費用を請求しない発送代行業者も存在しますが、次に紹介する「梱包・出荷費用」の中に含まれていると考えてください。
梱包・出荷費用
梱包費用は、商品を梱包する際にかかる費用のことです。
納品書や送り状の発行もこれに含まれます。
また、ECビジネスの場合はラッピングや熨斗対応などもここに含まれるでしょう。
なお、BotCだと、企業によっては自社専用の宅配袋や段ボールなどを使う場合もあります。
その場合は、荷主が梱包資材を用意することが多いです。
出荷費用は、梱包した商品をヤマト運輸や佐川急便といった運送会社に引き渡す際にかかる費用のことです。
運送費用（配送費用）
運送費用（配送費用）はその名のとおり、運送にかかる費用のことです。
実質運送会社に支払う費用であるものの、多くの場合、発送代行業者から請求されます。
基本的には、発送代行業者と配送会社の間で交された契約運賃を提供することが多いです。
なお、自社の契約運賃より安くなることも多く、発送代行業者を利用するメリットの一つでもあります。
システム費用
システム費用とは、商品を出荷するために必要となる「システムの導入」や「運用保守にかかる料金」のことです。
BtoBの場合、納品先によっては特定のシステムを用いて出荷しないといけない場合があります。
その場合、発送代行業者がシステムを導入する代わりに、そのランニングコストを荷主がシステム利用料として支払うのが一般的です。
また、発送代行業者では正確な入出荷や在庫管理を実現するために、「WMS（倉庫管理システム）」が導入されています。
このWMSは、入出荷の指示や連絡で荷主側が使用するシステムでもあり、結果的に荷主の業務負担も軽減されます。
システムを運用する以上、基本的なアップデートはもちろん、データを荷主に適したものに調整するなど、保守作業も発生することから、システム利用料として料金が請求されることがあるのです。
もし、発送代行業者の見積書に「システム費用」の項目がなかったとしても、実質的にほかの項目に含まれています。
発送代行業者に業務委託するタイミングは？
では一体、どんなタイミングで発送代行業者への業務委託を検討すればよいでしょうか。
ここでは、発送代行業者への業務委託を検討するタイミングとして、以下の3つを解説します。
日々の発送業務が追い付かない
日々の発送業務が追い付かなくなったら、すぐに発送代行業者への業務委託を検討しましょう。
発送が遅れると、顧客からクレームがくるかもしれません。
ECの場合、ショップや商品のレビュー（顧客からの評価）が悪くなってしまうと、今後の売上に悪影響を及ぼしてしまいます。
また、BtoBの場合は、これまで取引先との間で築いてきた信頼が失われてしまうでしょう。
在庫管理に課題を感じる
在庫管理に課題を感じたときも、発送代行業者に業務委託を検討するタイミングです。
在庫管理が正しくできていないと、発送業務に支障をきたします。
たとえば、「商品が見つからない」「在庫が足らない」といった状況では、発送が遅れてしまいますよね。
納期に間に合わなければ、顧客を満足させることはできません。
発送コストが利益を圧迫している
発送コストが利益を圧迫しているなら、発送代行業者に業務委託することで解消できる可能性があります。
発送代行業者は物流のプロです。
発送業務を効率的にこなすことができます。
気付いていないうちに、自社では無駄なコストがかかってしまっているかもしれません。
もし、あまり把握できていない場合は、倉庫代、人件費、梱包資材費、運送費などから、発送1件あたりの費用を算出してみましょう。
発送代行業者に業務委託したほうが、結果的に安くつくこともあります。
発送代行業者に業務委託する際の3つの注意点
自社に適した発送代行業者を選ぶのは簡単ではありません。
ここでは、発送代行業者に業務委託する際に最低限注意すべき点を紹介します。
ホームページの情報だけで選ばない
まず、ホームページの情報だけで発送代行業者を選んではいけません。
ホームページからはその業者の表面的な部分しか見えないためです。
たとえば、一見料金が安く、サポートも充実しているように見えることもあるでしょう。
しかし、実際に委託すると「イメージと違った……」と後悔することもあるのです。
価格が安いという理由だけで選ばない
発送代行業者を価格だけで選んではいけません。
「安かろう悪かろう」ということわざがあるように、安いのにはそれなりの理由があるためです。
たとえば、「システム連携が思うようにいかない」「誤出荷が多い」「出荷キャパシティーが少ない」などと、さまざまな問題が発生してしまうかもしれません。
せっかく発送代行業者を委託したにも関わらず、後悔してしまうことになってしまうのです。
見積書を信じすぎない
発送代行業者から提示された見積書はあくまでも、その時点での荷主の状況から算出した作業単価です。
出荷件数の増減によって単価が変わる可能性もあるので、事前に契約内容を入念に確認する必要があります。
「安いと思って契約したのに、あとから値上げを要求された……」という話は、物流業界ではよく聞く話です。
失敗しない発送代行業者の選び方
それでは、発送代行業者選びで失敗しないために5つのポイントを紹介します。
実績から選ぶ
まず、発送代行業者の実績を確認しましょう。
発送代行業者と一口に言っても、業者によって得意分野が異なるためです。
たとえば、「取扱商材」によって発送代行業者に求めるものは異なります。
また、発送代行業者によって得意とする「保管方法」が異なります。
基本的にBtoBだとケース保管になり、BtoCだと棚保管になるので、そもそもの仕組みが異なるのです。
さらにECの場合、各種ECシステムとの連携が必要になります。
発送代行業者によって導入しているWMS（倉庫管理システム）が異なるため、自社が求めるECシステムと連携できるか確認しましょう。
倉庫を見学する
契約前に実際の現場（物流倉庫）が見学可能な発送代行業者もあります。
業者選びで失敗しないためには、倉庫見学は必須です。
というのも、ホームページが綺麗な会社でも、「実際の現場は散らかっている」ということは珍しくありません。
整理整頓されていない現場では、誤出荷や異物混入などのミスが常態化してしまいます。
発送代行業者に業務委託するということは、自社の大切な商品（資産）を第三者に預けるということです。
正しい品質管理ができる現場か、実際に足を運んで「目」で確認するようにしましょう。
ほかにも、スタッフ同士の私語が多いような現場は危険です。
いくらシステムを導入してようが、物流現場は「人」の力で成り立っています。
そのため、教育の文化が確立していない現場では、高い物流品質を期待できません。
発送の指示方法やルールを確認する
急ぐあまり、焦って発送代行業者と契約してしまう方もいますが、あとでトラブルに発展するおそれがあるので、先に詳細を確認するようにしましょう。
特に、「入出荷指示の方法」や「当日出荷の締切時間」など、実際のオペレーション部分の認識が異なると、業務レベルで問題が出てきます。
最悪の場合、数日で発送代行業者を乗り換えなければいけなくなることも。
そうなれば、在庫を他の倉庫に移す費用など、本来かからなかったムダな費用が発生してしまいます。
保管や出荷キャパシティーを確認する
物流のプロに委託するということで、自社以上のパフォーマンスを期待するのは当たり前の話です。
にも関わらず、商品の保管数や出荷キャパシティーが想像以上に低かったらどうでしょうか。
きっと「こんなはずじゃなかったのに……」と後悔するはずです。
委託時点の在庫数や出荷件数だけを頼りに業者を選ぶのではなく、最低でも1年後の数字を予測して、それに耐えうる業者を選定するようにしましょう。
実際の請求シミュレーションを提案してもらう
見積書に記載された作業単価だけで、請求金額を算出してはいけません。
発送代行業者の中には、こちらが作業料金に含まれていると認識しているものでも、「オプション扱い」としている場合があります。
そのため、あとになって見積書からは全然想像つかない金額を請求されることもあります。
一番良いのは、見積りと同時に、実際の請求金額をシミュレーションしてもらうことです。
そのシミュレーションを前提に話し合いを進めることができれば、双方の認識を限りなく近づけることができます。
発送代行なら弊社トミーズコーポレーションにお任せ
発送代行業者をお探しなら、弊社トミーズコーポレーションにお任せください。
弊社の特徴は、以下のとおりです。
物流28年の実績
弊社トミーズコーポレーションは、物流28年の実績がある発送代行業者です。
アパレルを中心としながらも、生活雑貨や家具など常温管理できるものを対象に、企業の発送業務を請け負っています。
EC特化のクラウドWMS「BEELOGI（ビーロジ）」を導入
ECに特化したクラウドWMS「BEELOGI（ビーロジ）」を導入しており、さまざまなECシステムと連携可能です。
Amazonや楽天市場といった「ECモール」はもちろん、futureshopやShopifyなどの「ECカート」との連携もお任せください。
また、社内にSE（システム・エンジニア）が在籍しており、基幹システムとの連携にも対応できます。
BtoBとBtoCの両方に対応！在庫の一元管理も可能
BtoB（卸）とBtoC（小売）の両方の発送代行に対応しています。
また、BtoBとBtoCの在庫を一元管理することで、機会損失を防いだり、物流コストを削減したりすることが可能です。
流通加工や撮影など付帯業務にも対応
流通加工に関しては、検針・X線検査、検品、加工、補修に対応しています。
また、物流倉庫の拠点の近くに、大型の撮影スタジオも併設しており、商品の物撮りやモデル撮影にも対応可能です。
南大阪の立地を活かしたハイスピード物流
南大阪に複数の物流拠点を設けており、関西国際空港から20分、南港から30分の好立地を活かしたハイスピード物流が可能です。
なお、発送代行業者を選ぶときは、物流拠点の立地も重要なポイント。
たとえば、物流拠点が大阪だと、東京に比べて翌日配送可能なエリアが多いです。
そのため、大阪に物流拠点を移すことをおすすめします。
弊社トミーズコーポレーションでは、物流拠点を集約すべきか、分散するべきか？といったお悩みを抱えている企業様のサポートも可能ですので、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。
まとめ
この記事では、発送代行の基礎知識やメリット・デメリットを解説しました。
また、発送代行業者を選ぶときのポイントや注意点も解説したので、参考になったのではないでしょうか。
以上、最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
