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2022/01/07 カテゴリ:物流業務について

発送代行業者に業務委託する際に気を付けるポイント


発送代行業者に業務委託する際に気を付けるポイント

「自社の発送業務が追いつかない」「在庫を保管するスペースが足りなくなった」と自社物流に限界を感じていませんか?その際に検討するのが「発送代行」の業務委託。世の中には企業の発送業務を請け負う「発送代行業者」が一定数存在します。

しかし、自社に適した発送代行業者を選ぶのは簡単ではありません。そのため、この記事では発送代行の基本やメリット・デメリットを紹介したうえで、失敗しない発送代行業者の選び方を紹介します。

発送代行とは

発送代行とは、自社の発送業務(物流業務)を専門の発送代行業者(物流会社)に委託することを言います。

発送代行業者に依頼できる業務

物流センターの業務
発送代行業者に依頼できる業務は、その委託先の業者によって変わりますが、一般的に以下の業務が基本となっています。

入荷・入庫・棚入れ
検品・セット組
在庫管理
帳票発行
ピッキング・流通加工・梱包
出荷
返品処理

「イメージが湧かない……」という方は、以下の記事で詳しく解説していますので、ご覧ください。

発送代行が求められる理由

拡大するEC市場(2019年)
引用元:電子商取引に関する市場調査の結果を取りまとめました

取引先に商品を納品することを目的にしたBtoB物流では、「発送代行業者への業務委託」は以前からよくあることでした。

近年では、ネット通販ビジネスが盛んになったことから、一般消費者向けの物流(BtoC物流)の需要が高まりました。その結果、「日々の発送業務が追い付かない」というEC事業者が増え、発送代行業者が求められるようになりました。

また、年々深刻化している人材不足も一つの要因と考えられています。発送業務では、件数が増えれば増えるほど人手が必要になりますが、その状況下では思うように人材が集まりません。

売上をさらに拡大していくと考えた場合、人材雇用で四苦八苦するよりも、「早々に発送業務を委託したほうが賢明」と考えるのは、正しい判断と言えます。

発送代行の5つのメリット

発送代行業者の委託に関するメリット・デメリット
発送代行の業務委託にはさまざまなメリットがあります。ここでは代表的なメリットを5つ紹介します。

企画や販促などのコア業務に注力できる

自社で発送業務をこなす必要がなくなるため、空いた時間を本来企業が取り組むべき「企画」や「販促」などに使うことができます。

比較的早いスピードで売上が伸びた会社では、日々の発送業務に手を焼かれ、「企画や販促業務に時間を費やすことができない……」と悩むことが多いです。一見、嬉しい悲鳴のようにも聞こえますが、今後のビジネスを考えると改善する必要があります。

在庫を保管しておくスペースが不要になる

在庫は委託先の発送代行業者の倉庫で保管されることになるので、これまで在庫を保管していたスペースは不要になります。在庫のために物流倉庫や保管スペースを間借りしていた企業であれば、その賃料がゼロになります。

立ち上げたばかりのEC事業者であれば、事務所の一角に在庫を保管していることも多いです。ただ、売上の拡大に比例して、事務所が圧迫されていきます。そのような状態では、デスクワークにも影響が出ますし、発送業務も効率的にこなすことはできません。

SALEなど突発的な出荷増でも困らない

自社の場合だと、スタッフの人数が固定しているため、SALEのような出荷件数が多い日に手が回らなくなります。しかし、発送業者に委託するとその心配がいりません。

というのも、発送代行業者では他の荷主の発送業務も請け負っていることから、他の現場からスタッフを流動的に移動させることができます。また、日頃から派遣会社を積極的に活用していることから、いざという時には派遣スタッフの力を借りて対応してくれます。

誤出荷が減るなど物流品質が向上する

発送代行業者では、誤出荷が起きにくい仕組みが構築されています。「WMS」と呼ばれる倉庫管理システムを導入していることから、正確かつ効率的に倉庫内作業をこなすことができます。

自社の場合、そのような仕組みがなければ、「目視の判断」で作業をするほかありません。結果的にヒューマンエラーが発生し、誤出荷につながります。

物流コストが削減できる

「業務委託すると、コストがかかってしまうのでは?」と考える方も少なくありません。確かに委託先の発送代行業者も利益を出さないといけないので、それ相応の金額は必要になります。

しかし、自社の場合、出荷が追い付かない日はスタッフを残業させたり、人海戦術と言わんばかりにスタッフの数を増やして対応することもあるでしょう。それらは結果的にコストとなり、利益を圧迫する要因となります。

発送代行業者は日々の作業に対して、常にPDCAサイクルを回し、徹底的にムダを排除しています。そのため、発送代行業者に業務委託したほうが、物流コストを削減できる可能性が高いです。

発送代行の3つのデメリット

次に、発送代行のデメリットを紹介します。

自社に物流のノウハウが蓄積されにくい

これは発送代行に限ったことではありませんが、業務委託するということは、その業務との直接な関わりが無くなることを意味します。そのため、どうしても自社にノウハウが蓄積されにくくなります。

個人情報や機密情報が流出するリスクがある

納品書や送り状には、送付先の名前や住所、電話番号など顧客の個人情報が含まれます。発送代行業者に業務委託する際には、当然それらのデータを共有する必要があるため、自社で管理する場合と比べると、個人情報や機密情報が流出するリスクが高まります。

発送代行業者のルールに則る必要がある

発送代行業者は複数の荷主の荷物を取り扱っており、効率的に作業するために、ある程度業務を標準化しています。そのため、「入出荷指示の仕方」や「当日出荷の締切時間」などにルールがあり、合わせる必要があります。

自社だと融通が利くが故に対応できていたことも、難しくなる可能性があります。

発送代行業者に業務委託する費用

発送代行業者への委託費用
ここでは発送代行業者の見積書でよく記載される項目を紹介します。中には1出荷〇〇〇円という風にコミコミ価格で提示する発送代行業者もありますが、要はこれらの料金がその中に割り込まれていると考えてください。

入荷・検品費用

商品を委託先の発送代行業者の物流倉庫に入れる際にかかる費用です。基本的には商品1点ずつ必要になります。

というのも、この入荷・検品は「正しい数量の商品が入ってきているか」をチェックするための作業です。そのため、商品1点ずつ数を確認する必要があります。

確認作業は目視では行いません。ハンディーターミナルと呼ばれる業務端末で商品についたバーコードをスキャンすることでデータ照合します。

稀に「ノー検品」と言って入庫対象の商品数に100%の信頼性がある場合に、入庫作業を省略することもあります。しかし、実際には数が足りない場合もあり、後々になって入庫側(受け入れ側)の物流倉庫で「在庫数が合わない」「出荷できない」といった事態が発生してしまうこともあります。

その場合、委託先の発送代行業者が商品を紛失したのか、もともと無かったのか判断がつかなくなるため、責任の所在が曖昧になります。その背景から、一般的にはノー検品だと受け入れを拒否する発送代行業者が多いです。

保管費用

その名の通り、商品を保管するための費用です。

EC発送代行などは、商品をピッキングしやすいように棚を設置するため「坪数 × 坪単価」という料金設定が多いです。

この場合、保管料は「固定費」となります。いわば「家賃」のように、場所を借りているのと同じ発想であるため、その範囲であれば保管費は変動しません。

保管効率を考えて、上手く保管している場合は保管費用が安くつきます。ただし、使用している坪数の割に商品の保管数が少ないと、商品1点あたりの保管費が高くつきます。

一方で、BtoBの発送代行など、パレットによるケース保管がメインの物流倉庫では「三期制」が用いられることもあります。「三期制」は一か月を「1日~10日」「11日~20日」「21日~末日」の3期間に分けて保管料を計算する料金形態です。計算方法は「保管積数 × 保管料単価」で、入出荷頻度に連動した計算方法のため、保管費は「変動費」になります。

一見、ムダが少ないように見えますが、入出荷数が多いと実際の使用坪数よりも大きく計算されるために、結果的に料金が高くなる場合もあります。

流通加工費用

基本的な商品入出庫以外で発生する費用です。例えば商品の検品加工補修検針・X線検査などがこれにあたります。

たとえばアパレルの場合は、日本に商品を輸入してから問題が発覚することが多く、委託先の発送代行業者の物流倉庫でこれらの作業を任せる場合が多いです。

商品数もしくは作業数に応じて料金単価が設定されています。

ピッキング費用

倉庫スタッフが商品を保管している棚やパレットから商品を取り出すときにかかる費用です。中にはピッキング費用を請求しない発送代行業者も存在しますが、次に紹介する梱包・出荷費用の中に含まれていると考えてください。

梱包・出荷費用

梱包費用は商品を梱包する際にかかる費用です。納品書や送り状の発行もこれに含まれます。また、ECビジネスの場合はラッピングや熨斗対応などもここに含まれます。

特にBtoCで多いのですが、自社専用の宅配袋や段ボールなどの梱包資材を使う場合は、荷主が用意することが多いです。

出荷費用は梱包した商品をヤマト運輸や佐川急便といった運送会社に引き渡す際にかかる費用です。

運送費用(配送費用)

運送にかかる費用です。多くの場合、発送代行業者と配送会社の間で交された契約運賃が適用されます。その場合、発送代行業者から請求されますが、実質運送会社に支払う費用となります。

システム費用

BtoBの場合、納品先によっては特定のシステムを用いて出荷しないといけない場合があります。その場合、発送代行業者が導入する代わりにそのランニングコストを荷主がシステム利用料として支払います。

その他、発送代行業者ではWMS(倉庫管理システム)が導入されています。前述の通り、WMSがあることで正確な入出荷や在庫管理が実現します。入出荷の指示や連絡で荷主側が使用するシステムでもあり、結果的に荷主の業務負担も軽減されます。

システムを運用する以上、基本的なアップデートはもちろん、データを荷主に適したものに調整するなど、保守作業も発生することから、システム利用料として料金が請求されます。

発送代行業者に業務委託する際の3つの注意点

発送代行業者を選ぶ際の注意点
自社に適した発送代行業者を選ぶのは簡単ではありません。ここでは発送代行業者に業務委託する際に、最低限注意すべき点を紹介します。

ホームページの情報だけで選ばない

まず、ホームページの情報だけで選んではいけません。ホームページからはその業者の表面的な部分しか見えません。一見、料金が安く、サポートも充実しているように見えるかもしれません。しかし、実際に委託すると「イメージと違った……」と後悔することもあります。

価格が安いという理由だけで選ばない

絶対に価格だけで選んではいけません。安いにはそれなりの理由があります。「システム連携が思うようにいかない」「誤出荷が多い」「出荷キャパシティーが少ない」と後になって分かることもあります。

「安かろう悪かろう」では、せっかく発送業務を委託したとしても、また悩みのタネを抱えてしまいます。

見積書を信じすぎない

発送代行業者から提示された見積書はあくまでも、その時点での作業単価です。出荷件数の増減によって、単価が変わる可能性もあるので、確認が必要です。「安いと思って契約したものの、あとから値上げ要求された」という話は物流業界ではよく聞く話です。

失敗しない発送代行業者の選び方

発送代行業者の選び方
それでは、発送代行業者選びで失敗しないために6つのポイントを紹介します。

実績から選ぶ

一番重要なのは実績を確認することです。実績を確認することで、業者選びで失敗するリスクを極限まで抑えることができます。

発送代行業者と一口に言っても、業者によって得意分野は異なります。

アパレルだと品番、カラー、サイズとSKU数が多いことから、在庫管理にそれ相応のノウハウが必要になります。化粧品の場合は、発送代行業者が「化粧品製造許可」を取得している必要があります。食品の場合は、温度や湿度管理、先入れ先出しの仕組みが整った業者を選ぶべきです。

また、BtoB(卸)を得意とする業者もいれば、BtoC(小売)を得意とする業者もいます。BtoBであれば基本ケース保管になりますが、BtoCだと棚保管になります。

さらにECの場合、各種ECシステムとの連携が必要になります。発送代行業者によって導入しているWMS(倉庫管理システム)が異なるため、自社が求めるECシステムと連携できるか確認しましょう。

倉庫を見学する

中には、契約前に実際の現場(物流倉庫)が見学可能な発送代行業者もあります。業者選びで失敗しないためには、倉庫見学は必須です。

というのも、ホームページが綺麗な会社でも、「実際の現場は散らかっている」ということは珍しくありません。整理整頓されていない現場では、誤出荷や異物混入などのミスが常態化してしまいます。

発送代行業者に業務委託するということは、自社の大切な商品(資産)を第三者に預けるということです。正しい品質管理ができる現場か、実際に足を運んで「目」で確認するようにしましょう。

他にも、スタッフ同士の私語が多いような現場は危険です。いくらシステムを導入しようが、物流現場は「人」の力で成り立っています。そのため、教育の文化が確立していない現場では、高い物流品質を期待できません。

発送の指示方法やルールを確認する

急ぐあまり、あまり確認せずに発送代行業者と契約してしまう方もいますが、あとでトラブルに発展する可能性があるので、先に確認するようにしましょう。

特に、「入出荷指示の方法」や「当日出荷の締切時間」など、実際のオペレーション部分の認識が異なると、業務レベルで問題が出てきます。

最悪の場合、数日で発送代行業者を乗り換える必要も出てきます。そうなれば、再度在庫を他の倉庫に移す費用など、本来かからなかったムダな費用が発生します。

保管や出荷キャパシティーを確認する

物流のプロに委託するということで、自社以上のパフォーマンスを期待するのは当たり前の話です。にも関わらず、商品の保管数や出荷キャパシティーが想像以上に低かったらどうでしょうか。きっと「こんなはずじゃなかったのに……」と後悔するはずです。

委託時点の在庫数や出荷件数だけを頼りに業者を選ぶのではなく、最低でも1年後の数字を予測して、それに耐えうる業者を選定するようにしましょう。

実際の請求シミュレーションを提案してもらう

見積書に記載された作業単価だけで、請求金額を算出してはいけません。発送代行業者の中には、こちらが作業料金に含まれていると認識しているものでも、オプション扱いとしている場合があります。

そのため、あとになって見積書からは全然想像つかない金額を請求されることもあります。

一番良いのは、見積りと同時に、実際の請求金額をシミュレーションしてもらうことです。そのシミュレーションを前提に話し合いを進めることができれば、双方の認識を限りなく近づけることができます。

おすすめは大阪の発送代行業者「トミーズコーポレーション」

弊社トミーズコーポレーションは物流25年の実績がある発送代行業者です。アパレルを中心としながらも、生活雑貨や家具など常温管理できるものを対象に企業の発送業務を請け負っています。

ECに特化したクラウドWMS「BEELOGI(ビーロジ)」を導入していることから、さまざまなECシステムと連携することができます。月間30,000件の出荷実績がありますので、安心してご依頼いただけます。

また、BtoB、BtoCの両方の発送業務に対応しており、在庫の一元管理も得意としております。拠点を集約し、在庫を共有化することで、不良在庫の発生を抑えながら、機会損失を未然に防ぐことが可能です。結果的に物流のコストダウンを実現することができます。

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